Circolare 15.10.2021 “Entrata in vigore dei controlli sul Green Pass”

Gen.le Cliente,

a seguito dell’entrata in vigore nella data di oggi 15 Ottobre delle novità sui Controlli dei Green Pass,

si coglie l’occasione per riepilogare la normativa già più volta comunicatavi, aggiornandola con le ultime novità e con due fac simili che potrete utilizzare ad integrazione delle vostre procedure di controllo.

Vi ricordiamo inoltre di coordinarvi con le figure che vi seguono la Sicurezza sul Lavoro e con il Medico Competente che avete nominato per l’aggiornamento delle procedure Covid.

Come è possibile procedere alle verifiche?

  1. Tramite l’app “VerificaC19” (disponibile gratuitamente su smartphone o tablet)
  2. Nonché attraverso “specifiche funzionalità” che consentono una verifica quotidiana e automatizzata del possesso delle certificazioni (es.tramite badge aziendale, o tramite macchine automatiche per la verifica e che si occupano anche di rilasciare un tagliando di conformità)

Le nuove regole sul controllo dei Green Pass, mandano in archivio i protocolli precedenti e le linee guida di settore relativamente alla sanificazione degli ambienti, all’uso delle mascherine ed al rispetto delle regole sul distanziamento?

No, le regole di prima valgono ancora. Il controllo del Green Pass si aggiunge a quanto già precedentemente previsto.

Quali sono i documenti che il Datore di lavoro dovrebbe predisporre per adempiere correttamente agli obblighi?

I datori di lavoro sono tenuti:

  • Ad incaricare formalmente con atto scritto il soggetto/soggetti  responsabili dei controlli del Green Pass, nel caso non espleti direttamente tale mansione
  • Formalizzare la consegna al soggetto/soggetti delegati di idonea documentazione, quale ad esempio il Manuale per Verificatori Green Pass, che si allega
  • Predisporre il Registro delle Verifiche. Tale registro non è obbligatorio ma caldamente consigliato.

In particolare, a quali soggetti si applicano le nuove disposizioni?

Vista la formulazione ampia della norma, essa riguarda:

  • tutti i lavoratori dipendenti del settore privato, a prescindere dalla categoria e qualifica;
  • tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione (quindi, per esempio, gli stagisti) o di volontariato nei luoghi di lavoro nel settore privato, anche sulla base di contratti esterni; devono quindi ritenersi inclusi: agenti, lavoratori autonomi, liberi professionisti e collaboratori non dipendenti (quindi, per esempio: collaboratori coordinati e continuativi), con la precisazione che, nei casi da ultimo elencati, mancando un vero e proprio “datore di lavoro” il controllo è affidato al datore “ospitante” presso cui l’attività è svolta. Come evidenziato da Confindustria (cfr. Nota 27 settembre 2021), rientra nell’ambito di applicazione della norma anche il datore di lavoro estero che effettua una prestazione di servizi transfrontaliera con il proprio personale in Italia (inclusi i casi di distacco transfrontaliero)

L’obbligo riguarda anche i lavoratori somministrati?

Si, certamente, poiché anch’essi comunque accedono a un luogo di lavoro del settore privato.

Quando il contratto è in corso, chi controlla il Green Pass del somministrato?

A tale proposito si registra una differenza di posizioni tra Confindustria e Assosom. Secondo Confindustria, l’Agenzia per il Lavoro, per poter adempiere al proprio obbligo contrattuale verso l’utilizzatore, deve accertare che il lavoratore possieda sempre i requisiti per eseguire la prestazione (se così non fosse, l’Agenzia potrebbe essere chiamata a rispondere per inadempienza); invece l’utilizzatore deve verificare il possesso e la validità del Green Pass esibito dal lavoratore somministrato (Confindustria, Nota 27 settembre 2021). Per contro, secondo Assosom (Nota 21 settembre 2021), vale il principio ex art. 35, co. 4, del D.Lgs. 15 giugno 2015, n. 81, il quale prevede che il somministratore informa i lavoratori sui rischi per la sicurezza e la salute connessi alle attività produttive e li forma e addestra all’uso delle attrezzature di lavoro necessarie allo svolgimento dell’attività per la quale essi vengono assunti, in conformità al D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81. Il contratto di somministrazione può prevedere che tale obbligo sia adempiuto dall’utilizzatore. L’utilizzatore osserva nei confronti dei lavoratori somministrati gli obblighi di prevenzione e protezione cui è tenuto, per legge e contratto collettivo, nei confronti dei propri dipendenti. Quindi, in pratica, è l’utilizzatore a dover attuare, anche verso i somministrati, tutte le misure di sicurezza applicate ai dipendenti diretti, tra cui: la fornitura di dispositivi di protezione; l’esercizio della sorveglianza sanitaria, ove necessaria; nonché il controllo del Green Pass (peraltro, essendo tale certificato un requisito per l’accesso ai luoghi di lavoro, non può che essere l’utilizzatore o un suo delegato a fare i controlli quali responsabili dei locali). A rigore, appare però corretta l’interpretazione secondo la quale il controllo deve essere effettuato dall’Agenzia di somministrazione perché la norma fa riferimento ai datori di lavoro

Quali regole per il Libero Professionista?

In base alle indicazioni desumibili dalle FAQ pubblicate on line dal Governo, anche il libero professionista, quando accede nei luoghi di lavoro pubblici o privati per svolgere la propria attività lavorativa, viene controllato dai soggetti previsti dal decreto legge n. 127/2021.

Il titolare dell’azienda deve esibire il Green Pass?

In base alle indicazioni desumibili dalle FAQ pubblicate on line dal Governo, la risposta è positiva. In pratica, se il titolare dell’azienda opera al suo interno, deve essere controllato dal soggetto da lui stesso incaricato di eseguire i controlli in azienda. Quindi, il lavoratore incaricato della verifica della certificazione verde – ove nominato dal titolare – può, e anzi deve, verificare il Green Pass del datore di lavoro stesso.

Anche la Colf deve avere il Green Pass? E chi lo controlla?

Le nuove regole, a partire dal 15 ottobre, si applicheranno anche a colf e badanti, con conseguente divieto di ingresso sul posto di lavoro, e quindi all’interno dell’abitazione familiare. In tal caso, il controllo della certificazione verde spetta a un membro della famiglia

Chi controlla i Lavoratori Distaccati o i Lavoratori in Trasferta o che accedono a Cantieri?

I controlli devono essere effettuati dalla società di somministrazione ed anche dall’azienda in cui vengono distaccati o dal lavoratore presso il quale svolgono la propria prestazione.

Come funziona per i lavoratori a Domicilio / in Smart Working?

Considerato che il Green Pass è necessario per l’accesso ai luoghi di lavoro:

  • I lavoratori a domicilio o in smart working non saranno tenuti al possesso del green pass, tuttavia questo risulterà necessario nel caso in cui si debbano recare presso il datore di lavoro; in questo caso dovranno esibire Green Pass o test antigeno o molecolare retrodatato massimo di 48 ore

In generale, quali sono i nuovi obblighi dei datori di lavoro privati?

La norma ne individua ben tre, così indicati: obbligo di definire le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche; obbligo di effettuare i controlli; obbligo di individuare i soggetti incaricati di verificare che, all’atto dell’ingresso in azienda, il lavoratore disponga di un Green Pass valido.

Quali soggetti possono essere incaricati di verificare i Green Pass?

La norma non individua alcuna particolare figura, limitandosi a prevedere che il datore deve individuare con atto formale – e quindi scritto e datato – i soggetti incaricati dell’accertamento delle violazioni rispetto all’obbligo non solo di possedere ma anche di esibire il Green Pass. Poiché l’incaricato potrebbe non essere presente (per esempio perché è in ferie), è opportuno che tale delega ai controlli individui più “accertatori”. Essi potranno quindi essere: il custode dello stabile aziendale, i capi reparto, il datore stesso, e così via

Fino a dove può spingersi la verifica del Green Pass?

Le attività di verifica devono limitarsi a controllare l’autenticità, validità e integrità della certificazione verde, esclusa in ogni caso la raccolta dei dati dell’intestatario. Quindi, non è permesso accedere alle informazioni circa i presupposti – vaccino, guarigione dal COVID-19 o tampone – che hanno dato luogo al rilascio della certificazione, né alla loro scadenza.

Il “controllore” può chiedere al lavoratore un documento di identità?

Certamente, ciò in particolare nelle imprese di maggiori dimensioni. La richiesta di esibire un documento di identità valido non ha altro scopo che quello di garantire il riconoscimento del lavoratore. D’altro canto, tale facoltà è espressamente prevista dall’articolo 13, comma 4, del DPCM 17 giugno 2021, il quale dispone che l’intestatario della certificazione verde COVID-19, all’atto della verifica, deve dimostrare, a richiesta degli incaricati di tale compito, la propria identità personale esibendo un documento di identità

Qual è il momento “migliore” per le verifiche?

Certamente quello in cui il lavoratore sta per entrare in azienda. D’altro canto, è la norma stessa a stabilire che va previsto “prioritariamente”, seppure “ove possibile”, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro

Il datore può fare i controlli mentre il lavoratore sta svolgendo la propria attività?

Certamente, anche se non è la soluzione migliore. D’altro canto, la norma, quando dispone che “ove possibile”, i controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro, non vieta espressamente tale ipotesi. Quindi i controlli potranno essere effettuati anche in un momento successivo (es.: prima della pausa mensa o addirittura all’uscita dallo stabilimento), come pure durante l’esecuzione dell’attività lavorativa, anche se pare assolutamente da preferirsi – per ovvie esigenze di contenimento della diffusione del virus – che le verifiche siano precedenti all’effettivo ingresso nei luoghi di lavoro

Cosa accade in caso di controllo a campione dopo l’accesso e di Green Pass scaduto?

Poiché si prevede l’obbligo del Green Pass “ai fini dell’accesso” ai luoghi di lavoro, il momento dell’entrata è quello in cui la verifica della validità della certificazione va eseguita. D’altro canto, in assenza di indicazioni ufficiali, si potrebbe ipotizzare che la successiva scadenza del documento non sia rilevante. Va poi evidenziato che, in caso di controllo con esito negativo (a campione) della certificazione verde durante il turno di lavoro e non in entrata, il datore deve allontanare il lavoratore, applicando anche la sanzione disciplinare, senza tuttavia sapere con certezza se il Green Pass era valido al momento dell’accesso in azienda. Quindi, in definitiva, nonostante la norma non ne preveda l’obbligo, è assolutamente consigliabile procedere al controllo (quotidiano) del Green Pass in fase di accesso ai locali aziendali.

Quali sono le sanzioni previste per il datore di lavoro?

In caso di violazione di quanto segue: O mancata adozione, entro il 15 ottobre 2021, delle misure organizzative per le verifiche relative al possesso e all’esibizione del Green Pass (anche a campione); O mancata nomina, con atto formale, dei soggetti incaricati dell’accertamento; O mancata effettuazione dei controlli circa il possesso della certificazione verde; il datore è soggetto a pagare una sanzione amministrativa che va da 400 a 1.000 euro, il cui importo viene raddoppiato in caso di reiterata violazione delle disposizioni vigenti

Il lavoratore assente ingiustificato deve presentarsi ogni giorno in azienda?

La questione è abbastanza delicata, visto che è in gioco, oltre alla retribuzione (dovuta o meno), la conservazione del rapporto di lavoro. In attesa di indicazioni ufficiali, pare preferibile, se non altro per ragioni di prudenza, ritenere che il dipendente debba presentarsi in azienda, ri-affermando di non possedere la certificazione verde o, quantomeno, che debba chiamare il proprio diretto superiore (o altro soggetto incaricato dal datore) oppure inviargli una e-mail. A favore dell’obbligo del dipendente di presentarsi in azienda ogni giorno, anche se privo di Green Pass, si è espressa Confindustria nella Nota 27 settembre 2021.

Cosa accade se il lavoratore accede senza Green Pass?

A differenza del primo caso (lavoratore che comunichi di non possedere la certificazione verde COVID-19 o che ne sia privo al momento dell’accesso al luogo di lavoro), se il lavoratore accede nei luoghi di lavoro (cioè entra materialmente nel perimetro aziendale di un datore del settore “privato”) senza il Green Pass, si verifica quanto segue: O il datore di lavoro può decidere di applicargli una sanzione disciplinare, anche grave (quindi non è escluso il licenziamento); O su segnalazione inviata al Prefetto, gli sarà applicata una sanzione amministrativa che va da 600 a 1.500 euro, il cui importo è raddoppiato in caso di recidiva

È possibile sostituire i lavoratori che non possono accedere al luogo di lavoro?

Certamente, ma nel rispetto di alcune regole particolari che l’articolo 9-septies, co. 7, del decreto legge 22 aprile 2021, n. 52, prevede per i datori di lavoro di “minori dimensioni”: per essi, infatti, la norma prevede un regime particolare che integra quello generale per i contratti di lavoro subordinato a tempo determinato di cui agli articoli da 19 a 29 del decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81.

Quali regole per le “sostituzioni” nelle imprese con meno di 15 dipendenti?

Per le imprese (ma il riferimento va inteso a “tutti i datori di lavoro”) con meno di 15 dipendenti, dopo il quinto giorno di assenza ingiustificata di un lavoratore che comunichi di non possedere la certificazione verde COVID-19 o che ne sia privo al momento dell’accesso al luogo di lavoro, il datore di lavoro può sospenderlo per la durata corrispondente a quella del contratto di lavoro stipulato per la sostituzione, comunque per un periodo non superiore a 10 giorni, rinnovabili per una sola volta, e non oltre il termine del 31 dicembre 2021.

In pratica, come funziona la sostituzione nelle imprese con meno di 15 dipendenti?

In questa ipotesi, si verifica quanto segue: O il lavoratore può essere sospeso se non ha il Green Pass e il datore può assumere (a termine) un sostituto; O nei primi 5 giorni di assenza del lavoratore titolare il datore può stipulare un contratto a termine per la sua sostituzione ma, se il titolare ritorna con il Green Pass, il datore deve riammetterlo in servizio; O dopo il 5° giorno di assenza, e quindi a partire dal 6° giorno, il datore può sospendere il lavoratore per una durata corrispondente a quella del contratto di lavoro stipulato per la sostituzione, comunque per un periodo non superiore a 10 giorni, rinnovabili per una sola volta, e non oltre il termine del 31 dicembre 2021: in questo caso, quindi, il lavoratore titolare non ha diritto di riprendere servizio finché dura il contratto a termine con il sostituto, per la durata massima prevista direttamente dalla legge. Se l’assenza perdura, si ritiene che si applichino le regole ordinarie del decreto legislativo n. 81/2015 per la sostituzione di dipendenti assenti con diritto alla conservazione del proprio posto di lavoro

Come funziona la sostituzione nelle imprese da 15 dipendenti in su?

In tal caso, la norma non prevede nulla. Quindi – da subito – si applicano le regole ordinarie del decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, per la sostituzione di dipendenti assenti con diritto alla conservazione del proprio posto di lavoro. Pare opportuno indicare la data di cessazione del rapporto – fermo il termine del 31 dicembre 2021 – con riguardo alla data in cui il lavoratore assente eventualmente produrrà la certificazione verde in corso di validità.

SANZIONI PER IL DIPENDENTE

Il lavoratore che accede al luogo di lavoro senza averne titolo

  • È soggetto ad una sanzione amministrativa da €600 ad €1.500
  • Saranno inoltre applicabili eventuali sanzioni disciplinari previste dai contratti collettivi applicati

SANZIONI PER IL DATORE DI LAVORO

Il datore di lavoro che non controlla il rispetto delle regole sul green pass, a cui viene contestata la mancata verifica del possesso o esibizione del green pass rischia una sanzione amministrativa da €400 a €1.000